1. Khái niệm
Khái niệm Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 2 Nghị định số 111/2021/NĐ-CP như sau:
“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Như vậy có thể hiểu: Chứng nhận lãnh sự là việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để làm cơ sở công nhận, sử dụng ở nước ngoài. Trong khi đó, Hợp pháp hóa lãnh sự là việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để có giá trị công nhận, sử dụng ở Việt Nam. Đây là hai công việc quan trọng trong quy trình xin chứng nhận để giấy tờ có nguồn gốc từ quốc gia khác được sử dụng tại quốc gia sở tại.
2. Quy trình chứng nhận giấy tờ
Giấy tờ cần chứng nhân -> Chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao nước ngoài -> Hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao nước sở tại
3. Thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Tại Việt Nam, Bộ Ngoại giao là cơ quan duy nhất có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tại nước ngoài, những cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
4. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu LS/HPH-2012/TK tại Phụ lục Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao).
- Bản chính giấy tờ tùy thân (nếu nộp trực tiếp) hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân (nếu nộp qua đường bưu điện).
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự và bản chụp giấy tờ này.
- Bản dịch giấy tờ, tài liệu (trường hợp đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự) và bản chụp giấy tờ bản dịch này.
5. Chi phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Theo thông tư 157/2016/TT-BTC, các chi phí liên quan đến chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cụ thể là:
- Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần.
- Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần.
- Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 đồng/bản/lần.
- Phí gửi và nhận hồ sơ qua bưu điện (nếu có): Theo quy định của dịch vụ bưu chính.
6. Nơi tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Tại Việt Nam: Bộ Ngoại giao hoặc các Cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền nhận hồ sơ.
- Tại nước ngoài: tại trụ sở cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.