Quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Theo quy định của pháp luật hiện hành, với các doanh nghiệp đang hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 thì việc quản lý, sử dụng, lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ Công ty, điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể tự quyết định có hoặc không có con dấu. Trong trường hợp có sử dụng con dấu thì phải thực hiện việc thông báo sử dụng mẫu con dấu. Do đó, Công ty Luật TNHH Aladin chia sẻ một số nội dung liên quan đến việc quản lý và sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp như sau:
I. Căn cứ pháp lý
1. Luật doanh nghiệp 2014;
2. Nghị định 96/2015/NĐ – CP quy định chi tiết một số điều của Luật doanh nghiệp;
3. Nghị định 99/2016/NĐ – CP về quản lý và sử dụng con dấu;
4. Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
5. Nghị định 108/2018/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
6. Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;
7. Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT sửa đổi Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;
8. Các văn bản pháp luật khác có liên quan;
II. Một số quy định về con dấu doanh nghiệp
Theo quy định của pháp luật hiện hành về con dấu doanh nghiệp ghi nhận quyền của doanh nghiệp với con dấu như sau:
1. Doanh nghiệp không bắt buộc phải có con dấu
Căn cứ theo Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014: “Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ Công ty”.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp khi hoạt động không bắt buộc phải có con dấu. Chủ sở hữu công ty/ thành viên/ cổ đông Công ty có quyền quyết định việc Công ty không dùng con dấu và ghi nhận việc Công ty không có con dấu trong Điều lệ Công ty.
Trong trường hợp công ty có sử dụng con dấu thì trong quy định của Điều lệ phải ghi rõ các nội dung: “Mẫu con dấu gồm: hình thức, kích cỡ, nội dung, mầu mực dấu; b. Số lượng con dấu; c. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu”. Việc ghi nhận rõ nội dung nêu trên để đảm bảo việc quản lý, sử dụng con dấu trong Công ty được rõ ràng, minh bạch, công khai và thuận tiện sử dụng.
2. Quyền của doanh nghiệp với con dấu
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014: “Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: a. Tên doanh nghiệp; b. Mã số doanh nghiệp”.
Doanh nghiệp có quyền quyết định hình thức của con dấu theo hình thức cụ thể (hình tròn, đa giác hoặc các hình dạng khác).
Doanh nghiệp có quyền có nhiều hơn một con dấu nhưng hình thức và nội dung con dấu phải thống nhất. Dựa theo quy mô hoạt động kinh doanh để quyết định số lượng con dấu phù hợp để vừa đảm bảo thuận tiện trong sử dụng nhưng vẫn quản lý dễ dàng, tránh trường hợp lạm dụng số lượng con dấu để thực hiện các hành vi không đúng quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp có quyền quyết định nội dung của con dấu nhưng phải đảm bảo có hai nội dung bắt buộc là tên và mã số doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh, logo công ty, các nội dung khác trên con dấu. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp không được quyền sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau làm nội dung và hình thức con dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Do việc quản lý và sử dụng con thuộc về quyền doanh nghiệp nên việc sử dụng, lưu giữ như thế nào doanh nghiệp phải ghi nhận rõ trong Điều lệ Công ty. Mặt khác, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trong trường hợp có tranh chấp về sử dụng mẫu con dấu cũng như phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trong trường hợp sử dụng con dấu vi phạm quy định pháp luật.
Căn cứ Điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì việc quản lý và sử dụng con dấu của các doanh nghiệp không được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư vẫn áp dụng theo quy định của nhà nước, do cơ quan Công an quản lý. Doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng phù hợp.
III. Thông báo sử dụng/ thay đổi/ hủy mẫu con dấu
1. Các trường hợp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh
Căn cứ theo Khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP thì doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp:
– Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;
– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;
– Hủy con dấu.
2. Trình tự, thủ tục, hồ sơ thông báo mẫu con dấu
a) Hồ sơ:
– Thông báo sử dụng/ thay đổi mẫu con dấu, số lượng con dấu/ hủy mẫu con dấu (Mẫu II-8/II-9/II-10 Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT)
– Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (nếu có ủy quyền)
– Bản sao chứng thực cá nhân hợp lệ của người nộp hồ sơ.
b) Trình tự, thủ tục:
– Doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo sử dụng/ thay đổi mẫu con dấu, số lượng con dấu/ hủy mẫu con dấu online qua website: www.dangkykinhdoanh.gov.vn.
– Sau khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trên đây là một số nội dung cơ bản về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp. Nếu Quý khách cần tư vấn cụ thể hơn các nội dung trên xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được hỗ trợ.
CÔNG TY LUẬT TNHH ALADIN
Địa chỉ: Số 15E lô A10 Khu đô thị Nam Trung Yên, đường Nguyễn Chánh, phường Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
Hotline: 1900 57 57 73.